ビジネス日本語入門｜敬語とメールの基本（外国人向け）

結論：敬語は「誰を立てるか」で使い分けます。 相手や第三者の動作には尊敬語、自分から相手に向かう動作には謙譲語、話し相手への丁寧さには丁寧語を使います。文化庁の「敬語の指針」は、敬語を5種類に分けて説明しています。この記事では、その分類を整理し、よく使う言い換え表、ビジネスメールの基本構成と例文（依頼・お詫び）、電話や対面の定型表現、よくある誤りを説明します。例文は例であり、会社のルールや相手との関係に合わせて調整してください。

敬語の種類：3種類と5種類

敬語は、学校では「尊敬語・謙譲語・丁寧語」の3種類で教わることが多く、文化庁の「敬語の指針」ではそれを細かくした5種類で説明しています（出典：文化庁「敬語の指針」、2007年）。入門では3種類で覚え、必要になったら5種類を見る、という順番で十分です。

5種類（敬語の指針）	型の例	働き（指針の説明を要約）	従来の3種類
尊敬語	いらっしゃる・おっしゃる	相手側や第三者の行為・ものごとについて、その人物を立てて述べる	尊敬語
謙譲語Ⅰ	伺う・申し上げる	自分側から相手側や第三者に向かう行為について、向かう先の人物を立てて述べる	謙譲語
謙譲語Ⅱ（丁重語）	参る・申す	自分側の行為を、話や文章の相手に丁重に述べる	謙譲語
丁寧語	です・ます	話や文章の相手に丁寧に述べる	丁寧語
美化語	お酒・お料理	ものごとを美化して述べる	丁寧語

覚え方は次のとおりです。

• 尊敬語：相手の動作を高くする。「部長がいらっしゃいます」
• 謙譲語：自分の動作をへりくだり、相手を立てる。「資料をお送りします」
• 丁寧語：文末を「です・ます」にする。誰に対しても使える基本の形

日本語の試験の目安としては、JLPT公式サイトでN2は「日常的な場面で使われる日本語の理解に加え、より幅広い場面で使われる日本語をある程度理解することができる」レベルと説明されています。仕事で使う日本語の水準は、求人票の条件で会社ごとに違います。N2以上の求人については日本語N2以上で探せる仕事をご覧ください。

よく使う言い換え表

動詞には、決まった形の言い換えがあります。「敬語の指針」に載っている主な特定形から、仕事でよく使うものを選びました。

普通の言い方	尊敬語（相手の動作）	謙譲語（自分の動作）
行く	いらっしゃる	伺う（訪ねる意味）・参る
来る	いらっしゃる・見える	参る
言う	おっしゃる	申し上げる・申す
見る	御覧になる	拝見する
食べる	召し上がる	いただく
する	なさる	いたす
知る	（ご存じです）	存じ上げる・存じる
会う	（お会いになる）	お目に掛かる
聞く	（お聞きになる）	伺う

表の使い分けのポイントは3つです。

1. 「伺う」は謙譲語Ⅰで、訪ねる・尋ねる・聞くの意味で使います。「参る」は謙譲語Ⅱで、行く・来るを丁重に言うときに使います。
2. 言い換えがない動詞は、「お(ご)……になる」（尊敬語）、「お(ご)……する」（謙譲語）の形を使います。例：読む→お読みになる、届ける→お届けする（出典：敬語の指針）。
3. 「利用する」のように「〜する」の形の動詞は、「利用なさる」「御利用になる」のどちらの形も作れます（出典：敬語の指針）。

ビジネスメールの基本構成

ビジネスメールは、件名・宛名・挨拶・本文・結び・署名の順に書くのが一般的な形です。メールの書式を定めた公的な基準はありません。会社ごとのルールがある場合は、それに従ってください。

部分	書くこと	例
件名	用件が分かる短い言葉	「面談日程のご相談（山田太郎）」
宛名	会社名・部署名・氏名・敬称	「株式会社○○　人事部　鈴木様」
挨拶	最初の定型の一文	「お世話になっております。」
本文	用件を先に、理由や詳細を後に	結論→理由→お願い、の順
結び	締めの定型の一文	「よろしくお願いいたします。」
署名	氏名・連絡先	氏名、電話番号、メールアドレス

例文1：依頼のメール

次の例文は、日程調整を依頼する場合の例です。

件名：面談日程のご相談（山田太郎）

株式会社サンプル
人事部　鈴木様

お世話になっております。
先日、貴社の求人に応募いたしました山田太郎と申します。

面談の日程につきまして、ご相談がございます。
下記の日時でご都合のよい日はございますでしょうか。

　・11月10日（月）14時〜17時
　・11月11日（火）10時〜12時

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

山田太郎
電話：090-0000-0000
メール：sample@example.com

使われている敬語は、「申します」（謙譲語Ⅱ）、「ございます」（丁寧語）、「ご確認いただけますと」（謙譲語Ⅰの形）です。依頼は、「〜いただけますでしょうか」「〜いただけますと幸いです」のように、相手が断りやすい形にすると丁寧に伝わります。

例文2：お詫びのメール

次の例文は、返信が遅れた場合の例です。

件名：ご返信が遅れましたことのお詫び（山田太郎）

株式会社サンプル
人事部　鈴木様

お世話になっております。山田太郎です。

ご連絡をいただいておりましたが、ご返信が遅くなり、
大変申し訳ございません。

ご提案いただいた日程で、問題ございません。
当日は10時に参ります。

今後は、確認が遅れることのないよう注意いたします。
改めてお詫び申し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。

山田太郎

お詫びのメールは、まず謝罪し、次に事実と対応、最後に今後の対応を書く流れが分かりやすくなります。言い訳を長く書かないようにしましょう。

電話・対面の定型表現

電話や対面でも、基本は同じです。次の表現は一般的な例で、状況に合わせて調整してください。

場面	表現の例
電話をかける	「株式会社○○の山田と申します。いつもお世話になっております。」
取り次ぎを頼む	「人事部の鈴木様はいらっしゃいますでしょうか。」
相手が不在	「また改めてお電話いたします。」
聞き取れない	「恐れ入ります、もう一度お願いできますでしょうか。」
訪問する	「○時にお約束をいただいている山田と申します。」
来客に対応する	「お待ちしておりました。こちらへどうぞ。」
退席する	「本日はありがとうございました。失礼いたします。」

聞き取れないときは、分かったふりをせず、聞き返して構いません。職場でのコミュニケーション全般は、日本の職場文化の基本でも説明しています。

よくある誤りと注意点

敬語の誤りの代表は、二重敬語と、「させていただく」の使いすぎです。「敬語の指針」には、次のように書かれています。

• 二重敬語：一つの語について、同じ種類の敬語を二重に使ったものを「二重敬語」といいます。例として、「お読みになられる」は、「お読みになる」（尊敬語）にさらに尊敬語の「れる」を加えた二重敬語です。指針は、二重敬語は一般に適切ではないとしています。ただし、「お召し上がりになる」「お伺いする」のように、習慣として定着しているものもあります
• 「させていただく」：指針は、基本的には、自分側が行うことについて、相手側などの許可を受けて行い、そのことで恩恵を受けるという事実や気持ちがある場合に使われる形だと説明しています。その条件をどの程度満たすかによって、適切な場合とそうでない場合があります。場合によっては、「発表いたします」のように言うほうが簡潔なこともあります
• 敬語の連結：「お読みになっていらっしゃる」のように、二つの語をそれぞれ敬語にして「て」でつないだものは、二重敬語ではなく、基本的には許容されると指針は説明しています

どの程度の敬語が必要かは、会社や相手との関係で異なります。職場の先輩のメールや話し方も参考にしてください。

よくある質問

Q. 敬語はどのレベルまで覚えればよいですか。 A. まず、丁寧語（です・ます）と、定型のあいさつを使えることが基本です。そのうえで、行く・言う・見るなど、よく使う動詞の言い換えを少しずつ増やすと使いやすくなります。求人で求められる日本語力は、会社ごとに違います。

Q. メールの敬語が合っているか、不安なときはどうすればよいですか。 A. 最初は、定型文を使うと安心です。送る前に、日本語に慣れた同僚や知人に読んでもらう方法もあります。また、過去の社内メールを参考にすると、その会社の言い方が分かります。

Q. 友人には使わない言葉を、会社で使うのは不自然ではありませんか。 A. 仕事の場面では、丁寧な言い方が基本です。敬語は、相手との関係や場面に合わせて使うものです。親しい同僚との話し方は、職場の雰囲気を見ながら調整してください。

Q. 「お世話になっております」は、初めて連絡する相手にも使いますか。 A. 使う人が多い定型の挨拶ですが、決まりがあるわけではありません。初めて連絡するときは、「初めてご連絡いたします」と名乗りを加える書き方もあります。社内のルールがあれば、それに従ってください。

Q. 敬語を勉強できる場所はありますか。 A. 文化庁の「敬語の指針」は、公式サイトで公開されています。また、自治体や地域の日本語教室、ハローワークの外国人雇用サービスセンターなどで相談できる場合があります。利用条件は各窓口でご確認ください。

次のステップ

敬語やメールに慣れたら、実際の求人に応募して練習しましょう。無料会員登録をすると、求人に応募できます。日本語N2以上の仕事は日本語N2の求人から探せます。応募のメールや面接の準備は、面接でよく聞かれる質問も参考にしてください。無料会員登録はこちら

最終更新日：2026年11月5日。制度は変更されることがあります。最新情報は文化庁などの公式サイトでご確認ください。